Conform Codului Muncii, abaterea disciplinară reprezintă o faptă în legătură cu munca și care constă într-o acțiune sau inacțiune săvârșită cu vinovăție de către salariat. Prin această acțiune/inacțiune, sunt încălcate normele legale sau regulamentul intern, prevederile contractului individual de muncă ale contractului colectiv de muncă aplicabil, ordinele și dispozițiile legale ale conducătorilor ierarhici.
Sancțiunile disciplinare care pot fi aplicate salariaților sunt următoarele:
a) avertismentul scris;
b)retrogradarea din funcție, cu acordarea salariului corespunzător funcției în care s-a dispus retrogradarea, pentru o durată ce nu poate depăși 60 de zile;
c) reducerea salariului de bază pe o durată de 1-3 luni cu 5-10%;
d) reducerea salariului de bază și/sau, după caz, și a indemnizației de conducere pe o perioadă de 1-3 luni cu 5-10%;
e) desfacerea disciplinară a contractului individual de muncă.
Avertismentul scris este singura măsură care poate fi aplicată fără efectuarea în prealabil a unei cercetări disciplinare.
Astfel, pentru celelalte sancțiuni disciplinare este obligatorie efectuarea cercetării disciplinare prealabile - procedură care presupune parcurgerea următoarelor etape:
1. Sesizarea cu privire la săvârșirea unei abateri disciplinare: întocmirea unei Note – Raport sau a unui Referat
Nota - raport sau Referatul constituie actul prin care este sesizată conducerea societății despre săvârșirea unei abateri disciplinare de către un salariat.
De cele mai multe ori, aceasta este întocmită de către cel responsabil, în mod direct, de activitatea desfășurată de către salariatul care a comis abaterea disciplinară.
Prin această notă - raport, va fi adusă la cunoștința societății starea de fapt (fapta concretă) și numele salariatului care a săvârșit fapta care constituie abatere disciplinară.
2. Numirea comisiei de cercetare disciplinară
Ca urmare a sesizării conducerii, prin nota-raport sau prin referat, cu privire la săvârșirea faptei care constituie abatere disciplinară, conducerea va dispune, prin decizie scrisă, numirea persoanelor care vor alcătui comisia de cercetare disciplinară, precum și locul în care aceasta se va desfășura (sediul societății sau orice alt loc).
3. Convocarea salariatului
Salariatul va fi convocat pentru a participa la cercetarea disciplinară printr-un act numit „convocator” care se face în scris.
Prin convocator, salariatului i se pune în vedere data, ora și locul la care trebuie să se prezinte în vederea desfășurării cercetării disciplinare. De asemenea, acestuia îi va fi comunicat, pe scurt, și obiectul cercetării disciplinare (fapta pe care a comis-o).
Prezența salariatului la cercetarea disciplinară nu este obligatorie, sancțiunea putând fi aplicată și dacă acesta nu se prezintă. (cu toate acestea, convocarea lui este obligatorie)
4. Întâlnirea salariatului cu comisia de cercetare disciplinară
La data stabilita pentru ședința de cercetare disciplinară, salariatul are dreptul să știe toate chestiunile care i se impută și să se apere așa cum consideră, el putând să vină cu apărătorul său (avocat) și chiar cu un reprezentant al salariaților.
Comisia numită pentru efectuarea cercetării disciplinare prealabile va lua o notă explicativă de la salariatul ascultat, notă în care se va preciza poziția salariatului față de fapta pe care a comis-o și împrejurările invocate în apărarea sa.
Această notă explicativă va conține o serie de întrebări în legătură cu fapta salariatului, precum și o secțiune în care acesta poate preciza alte apărări.
Nota explicativă va fi completată de către salariat.
În cazul în care salariatul nu dorește să dea explicații în scris, apărările sale verbale vor fi consemnate în procesul – verbal de cercetare disciplinară.
5. Finalizarea cercetării disciplinare
Odată cu finalizarea cercetării disciplinare prealabile, comisia numită în acest sens va întocmi un proces-verbal de cercetare disciplinară.
Prin acest proces-verbal, se va preciza starea de fapt (fapta pe care a comis-o salariatul), precum și prevederile concrete pe care le-a încălcat prin aceasta (Codul Muncii, Contract Individual de Muncă, Fisa Postului, Contract Colectiv de Muncă, Regulament de Ordine Interioară).
De asemenea, în procesul – verbal de cercetare se vor menționa apărările făcute de salariat în cadrul ședinței de cercetare disciplinară.
6. Întocmirea referatului cu propunerea comisiei de cercetare disciplinare
Tot odată cu finalizarea cercetării disciplinare prealabile, comisia va întocmi un referat prin care își va exprima punctul de vedere cu privire la necesitatea aplicării unei sancțiuni disciplinare dintre cele prevăzute de art. 248 din Codul Muncii.
Acest referat va fi înaintat conducerii societății.
7. Sancționarea disciplinară propriu - zisă
Ca urmare a propunerii întocmite și înaintate de către comisie, conducerea societății va trece la emiterea deciziei de sancționare a salariatului, actul final al procedurii cercetării disciplinare.
Sub sancțiunea nulității absolute, în decizie se cuprind în mod obligatoriu:
descrierea faptei care constituie abatere disciplinara;
precizarea prevederilor din statutul de personal, regulamentul intern, contractul individual de munca sau contractul colectiv de munca aplicabil care au fost incalcate de salariat;
motivele pentru care au fost înlăturate apărările formulate de salariat in timpul cercetării disciplinare prealabile sau motivele pentru care, în condițiile prevăzute la art. 251 alin. (3), nu a fost efectuată cercetarea.
temeiul de drept în baza căruia sancțiunea disciplinară se aplica;
termenul în care sancțiunea poate fi contestată;
instanța competentă la care sancțiunea poate fi contestată.
Decizia de sancționare se comunică salariatului în termen de 5 zile calendaristice de la emitere.
Decizia de concediere se emite în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoștință despre săvârșirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârșirii faptei.